Ghi các khoản chi phát sinh
Dành cho: Quản Lý · Chủ quán
Sổ chi phí phát sinh là nơi ghi mỗi lần quán chi tiền thật mà không cố định hằng tháng: đi chợ, sửa đồ, mua gas, trả thêm lương… Báo cáo lợi nhuận trừ đúng các khoản có ngày nằm trong khoảng đang xem.
Trước khi bắt đầu
- Bạn cần quyền xem doanh thu (chủ quán, hoặc Quản lý được bật quyền).
- Sổ chi phí là riêng của từng chi nhánh. Chọn đúng chi nhánh trước khi ghi.
- Khoản cố định hằng tháng (tiền thuê, lương cứng) khai ở Chi phí cố định / tháng, đừng ghi trùng ở đây.
- Nên để một người phụ trách sổ này.
Ghi một khoản chi
- Ở màn Bàn, bấm Cài đặt.
- Kéo xuống thẻ Sổ chi phí phát sinh.
- Kiểm tra ô Ngày. Mặc định là hôm nay. Đổi nếu khoản chi thuộc ngày khác (đọc phần Ghi khoản cho ngày đã qua bên dưới trước khi đổi).
- Chọn Hạng mục: Nguyên liệu, Nhân sự, Mặt bằng, Điện nước, Gas, Marketing, Sửa chữa, Vận chuyển hoặc Khác.
- Nhập Nội dung, ví dụ “Đi chợ sáng”.
- Nhập Số tiền, ví dụ 500.000.
- Nếu cần, gõ thêm ghi chú ở ô bên dưới.
- Bấm + Ghi sổ. Nút đổi thành “Đang lưu...” trong giây lát.
- Bạn thấy “Đã ghi chi 500.000 ₫ — Đi chợ sáng”. Khoản mới hiện trong danh sách.
Mẹo: Sau khi ghi, app giữ nguyên ngày và hạng mục vừa chọn. Ghi nhiều khoản cùng loại liên tiếp sẽ nhanh hơn.
Xem các khoản đã ghi
- Chọn tháng ở ô tháng phía trên danh sách. Mặc định là tháng hiện tại.
- Muốn xem mọi khoản, bấm Tất cả.
- Đọc dòng “n khoản • tổng tiền” ở bên phải.
Mỗi dòng ghi nội dung, ngày, hạng mục, ghi chú, tên người ghi (“… ghi”) và số tiền. Khoản mới nhất theo ngày đứng trên cùng.
Xoá một khoản
- Bấm biểu tượng thùng rác ở dòng đó.
- Khoản bị xoá NGAY, không hỏi lại. Bạn thấy “Đã xóa khoản chi!”.
Quan trọng: Không có nút sửa và không hoàn tác được. Nếu ghi sai số, hãy xoá rồi ghi lại khoản đúng. Nhìn kỹ trước khi bấm thùng rác.
Điều gì xảy ra sau đó
- Lợi nhuận: khoản chi bị trừ vào lợi nhuận ròng của đúng ngày đã chọn, ở cả màn Doanh thu lẫn Bức tranh.
- Tiền mặt trong két: khoản chi của ngày nào cũng bị trừ vào tiền mặt phải có trong két của ngày đó ở Sổ quỹ, kể cả khi thực tế bạn trả bằng chuyển khoản.
- Ghi hoặc xoá liên tiếp nhiều khoản không còn làm mất hay làm “sống lại” khoản nào. Trong lúc đang lưu, nút + Ghi sổ và các nút xoá bị mờ đi.
- Việc ghi và xoá trong sổ này không được ghi vào Nhật ký thao tác. Tên người ghi được lưu kèm từng khoản.
Quan trọng: Một khoản tiền chỉ ghi ở MỘT nơi. Ghi ở Sổ chi phí thì vừa trừ lợi nhuận vừa trừ tiền két. Ghi Chi trong Sổ ghi chú của Sổ quỹ thì chỉ trừ tiền két, không trừ lợi nhuận. Ghi cùng một khoản vào cả hai nơi là tiền két bị trừ hai lần. Xem bài Ghi khoản thu, khoản chi và ghi chú vào Sổ quỹ.
Xử lý khoản chi trả bằng chuyển khoản
Khoản chi không có ô chọn hình thức trả. Mọi khoản trong Sổ chi phí đều bị trừ vào tiền mặt phải có trong két của ngày ghi trên khoản đó, kể cả khi bạn trả bằng chuyển khoản. Ví dụ: hôm nay bạn chuyển khoản 2.000.000 đ tiền gas và ghi vào Sổ chi phí. Tiền mặt thật trong két không giảm, nhưng máy tính số phải có trong két thấp đi 2.000.000 đ. Khi chốt ngày, két sẽ báo THỪA 2.000.000 đ.
Chọn MỘT trong hai cách sau và dùng thống nhất cho cả quán (chủ quán quyết):
- Cách 1: Vẫn ghi khoản vào Sổ chi phí. Khi chốt ngày, gõ lý do vào ô ghi chú, ví dụ “Thừa 2.000.000 đ do chi gas bằng chuyển khoản”. Lợi nhuận đúng, két hiện thừa nhưng có lý do rõ ràng.
- Cách 2: Vẫn ghi khoản vào Sổ chi phí. Sau đó ghi thêm một khoản Thu cùng số tiền trong Sổ ghi chú của Sổ quỹ, nội dung ví dụ “Bù khoản chi gas trả chuyển khoản”. Khoản Thu ghi tay chỉ cộng vào tiền két, không cộng vào doanh thu, nên lợi nhuận vẫn đúng và két khớp khi chốt.
Quan trọng: Khoản chi trả bằng chuyển khoản vẫn phải ghi vào Sổ chi phí. Nếu bỏ không ghi để két khỏi lệch, lợi nhuận sẽ bị tính cao hơn thực tế.
Ghi khoản cho ngày đã qua
Quan trọng: Ghi lùi ngày (hoặc xoá một khoản của ngày đã qua) làm thay đổi Sổ quỹ của ngày đó.
- Nếu ngày đó ĐÃ chốt ngày: tồn đầu các ngày sau vẫn lấy số tiền đã đếm, chỉ số lệch của ngày đó thay đổi. Ngày đó có thể hiện nhãn có giao dịch sau lần chốt.
- Nếu ngày đó CHƯA chốt: tiền mặt phải có trong két của những ngày sau, kể cả hôm nay, cũng giảm theo đúng số tiền đó.
Vì vậy nên ghi khoản chi ngay trong ngày chi. Nếu phải ghi lùi, hãy báo người giữ két để kiểm lại Sổ quỹ. Xem bài Chốt ngày và đối soát tiền mặt.
Giới hạn
- Bạn có thể ghi khoản cho ngày trong quá khứ hoặc tương lai. Khoản đó được tính vào đúng ngày đã chọn, ở cả lợi nhuận lẫn tiền két. Khoản ghi trước cho ngày chưa tới trong tháng vẫn được cộng ngay vào ô Chi phí của khối “Tháng này” ở Bức tranh.
- Máy chủ chỉ tính 2.000 khoản ghi gần nhất của mỗi chi nhánh.
- Hai máy ghi cách nhau vài giây không còn làm mất khoản của nhau. Nếu hai máy bấm gần như cùng một lúc (dưới một giây), vẫn có thể mất một khoản. Hãy để một người phụ trách sổ, và tải lại trang nếu muốn chắc chắn thấy khoản máy khác vừa ghi.
Khắc phục sự cố
Bạn thấy “Nhập tên khoản chi!”
Ô Nội dung đang trống.
Bạn thấy “Nhập số tiền (> 0đ)!”
Ô Số tiền đang trống hoặc bằng 0.
Bạn thấy “Chưa ghi khoản chi nào trong tháng này.”
Tháng đang chọn ở ô lọc chưa có khoản nào. Đổi tháng hoặc bấm Tất cả để kiểm tra.
Bạn thấy “Mục này có số tiền, cần quyền xem doanh thu mới sửa được.”
Tài khoản chưa có quyền xem doanh thu. Nhờ chủ quán ghi, hoặc nhờ chủ quán bật quyền.
Bạn thấy “Mất mạng — chưa lưu được, thử lại khi có mạng.”
Khoản chi chưa được ghi. Khung nhập vẫn giữ chữ bạn gõ. Kiểm tra mạng rồi bấm + Ghi sổ lại.
Bạn thấy “Không đọc được bản mới nhất trên máy chủ nên chưa lưu, để tránh ghi đè mất dữ liệu. Tải lại trang rồi thử lại.”
Tải lại trang rồi ghi lại khoản đó.