Ghi khoản thu, khoản chi và ghi chú vào Sổ quỹ
Dành cho: Thu Ngân · Quản Lý · Chủ quán
Sổ ghi chú trong Sổ quỹ là nơi ghi mọi lần tiền mặt ra vào két mà không phải tiền bán hàng, và các ghi chú trong ca. Bài này chỉ cách ghi, xoá và những điều cần tránh.
Trước khi bắt đầu
- Chủ quán, Quản lý chi nhánh, Thu ngân ghi được. Máy phải có mạng.
- Tiền mặt khách trả khi thanh toán đã được máy tự cộng. KHÔNG ghi lại tiền bán hàng vào đây.
Mở Sổ ghi chú
Trên màn Sổ quỹ riêng (Thu ngân, Quản lý chưa được xem doanh thu)
- Bấm nút Ghi chú ở góc trên bên phải. Trên điện thoại nút chỉ còn biểu tượng bút, kèm số mục đã ghi.
Trong màn Doanh thu (Chủ quán, Quản lý được xem doanh thu)
- Chạm vào ô Thu hôm nay hoặc Chi hôm nay trong thẻ Tiền mặt còn trong quỹ.
Hộp Sổ ghi chú mở ra, có 3 nút loại: Ghi chú, + Thu, − Chi.
Ghi một khoản chi
Dùng khi lấy tiền mặt khỏi két: đi chợ, trả tiền đá, rút tiền mang về nhà giữa ngày.
- Bấm − Chi.
- Nhập số tiền vào ô Số tiền (VNĐ). Gõ đủ số, ví dụ 500000 cho 500.000 đ. Gõ "500" là 500 đ.
- Nhập nội dung vào ô "Chi cho việc gì? Ai lấy?". Ô này không bắt buộc với khoản chi, nhưng nên ghi để sau này tra được.
- Bấm Ghi vào Sổ. Nút đổi thành "Đang ghi..." trong lúc lưu. Dòng mới hiện đầu danh sách, số tiền màu đỏ có dấu −.
- Xem lại số tiền ở dòng mới.
Lưu ý: Ghi xong một dòng, hộp tự quay về loại Ghi chú và ô Số tiền bị ẩn. Muốn ghi tiếp một khoản chi, bấm lại − Chi trước.
Ghi một khoản thu
Dùng khi có tiền mặt bỏ vào két mà KHÔNG phải tiền bán hàng, ví dụ chủ quán đưa thêm tiền lẻ.
- Bấm + Thu.
- Nhập số tiền vào ô Số tiền (VNĐ), gõ đủ các số 0.
- Nhập nội dung vào ô "Nhận tiền từ đâu?" (nên ghi để sau này tra được).
- Bấm Ghi vào Sổ.
- Xem lại số tiền ở dòng mới đầu danh sách.
Ghi một ghi chú không có tiền
- Bấm Ghi chú.
- Gõ nội dung vào ô "Ghi chú (in bill hỏng, khách phàn nàn...)".
- Bấm Ghi vào Sổ.
Xoá một dòng
Trên máy tính
- Rê chuột vào dòng muốn xoá. Biểu tượng thùng rác hiện ở cuối dòng.
- Bấm thùng rác.
- Bấm OK ở hộp hỏi "Xoá ghi chú này?".
Trên điện thoại
- Chạm vào dòng muốn xoá để biểu tượng thùng rác ở cuối dòng hiện ra.
- Chạm thùng rác.
- Bấm OK ở hộp hỏi "Xoá ghi chú này?".
Chủ quán xoá được mọi dòng. Người khác chỉ thấy nút xoá ở dòng do chính mình ghi.
Điều gì xảy ra sau đó
- Khoản thu cộng vào, khoản chi trừ khỏi tiền két của NGÀY bạn bấm ghi.
- Ghi chú không có tiền không làm đổi số.
- Mỗi dòng lưu tên người ghi, vai trò và giờ ghi. Các máy khác tự cập nhật.
- Ghi và xoá đều được lưu vào Nhật ký thao tác ("Ghi chú sổ quỹ", "Xoá ghi chú").
Giới hạn
- Không sửa được một dòng. Ghi sai thì xoá rồi ghi lại.
- Không ghi lùi ngày được: dòng luôn tính cho ngày bạn bấm ghi.
- Nội dung tối đa 400 ký tự.
- Hộp chỉ hiện 100 dòng gần nhất. Mỗi chi nhánh chỉ giữ 500 dòng gần nhất; dòng cũ hơn bị bỏ khỏi sổ.
- Bấm ghi hai lần liên tiếp cùng nội dung trong 5 giây thì chỉ ghi một lần.
Quan trọng: Xoá dòng là xoá hẳn, không khôi phục được. Nếu xoá nhầm dòng của hôm trước, ghi lại thì dòng mới chỉ tính cho hôm nay, nên số của ngày hôm trước đã thay đổi.
Quan trọng: Khoản chi đã ghi trong Sổ chi phí phát sinh (Cài đặt) cũng bị trừ vào tiền két. Đừng ghi cùng một khoản ở cả hai nơi. Xem Ghi các khoản chi phát sinh.
Khắc phục sự cố
Bạn thấy "Nhập nội dung ghi chú!"
Ô nội dung đang trống. Gõ nội dung rồi bấm lại.
Bạn thấy "Nhập số tiền cho khoản thu" hoặc "Nhập số tiền cho khoản chi"
Bạn chọn + Thu hoặc − Chi mà chưa nhập số tiền. Nhập số lớn hơn 0.
Bạn thấy "Khoản “thu ghi tay” gần đúng bằng tiền mặt máy đã tính — coi lại kẻo cộng hai lần."
Câu này hiện ở Sổ quỹ từng ngày khi khoản thu ghi tay gần bằng tiền mặt bán hàng. Có thể bạn đã ghi tiền bán hàng vào mục Thu. Xoá dòng thu đó nếu đúng vậy.
Bạn thấy "Chỉ chủ quán hoặc người ghi mới xóa được ghi chú này."
Dòng đó do người khác ghi. Nhờ chủ quán xoá.
Bạn thấy "Dữ liệu sổ ghi chú bất thường, tạm không ghi để tránh mất. Báo quản trị."
Máy chủ phát hiện sổ có vấn đề và dừng ghi để khỏi mất dữ liệu cũ. Không ghi tiếp; báo chủ quán ngay.
Bạn thấy "Đang mất mạng nên chưa lưu được. Hãy thử lại khi có mạng."
Sổ quỹ không ghi được lúc mất mạng. Ghi tạm ra giấy, có mạng thì ghi vào.
Bạn thấy "Máy chủ đang bận, chưa ghi được. Bấm thử lại sau vài giây."
Dòng chưa được ghi (hoặc chưa được xoá). Chờ vài giây rồi bấm lại. Không cần ghi ra giấy vì chưa có gì được lưu.