Chốt ngày và đối soát tiền mặt

Dành cho: Thu Ngân · Quản Lý · Chủ quán

Cuối ngày, bạn đếm tiền mặt thật trong két rồi so với số máy tính ra. Lệch thì biết ngay trong ngày. Số đếm được sẽ thành tồn đầu của ngày mai.

Trước khi bắt đầu

Chủ quán, Quản lý chi nhánh, Thu ngân đều chốt được. Máy phải có mạng.
Chốt ngày là việc CUỐI CÙNG trong ngày, sau khi đã thanh toán hết khách. Đừng chốt giữa buổi.
Nếu BẤT KỲ máy thu tiền nào trong quán còn dải "việc đang chờ gửi lên máy chủ", chờ gửi xong rồi mới chốt. Việc chờ gửi chỉ nằm trên máy đã ghi nó; đơn thanh toán lúc mất mạng chưa được tính cho tới khi gửi lên.

Chốt ngày

Mở Sổ quỹ (Chủ quán và Quản lý được xem doanh thu mở màn Doanh thu). Xem Mở và đọc Sổ quỹ hằng ngày.
Kéo xuống thẻ Chốt ngày / đối soát tiền.
Bấm Tải lại ở góc phải thẻ để lấy số mới nhất.
Kiểm tra dòng "Cả ngày dd/mm/yyyy (từ 00:00 đến bây giờ) • N đơn" là đúng ngày hôm nay.
Đếm toàn bộ tiền mặt đang có trong két.
Gõ số vừa đếm vào ô Tiền mặt đếm thực tế (ô trống, có chữ mờ "Gõ số tiền vừa đếm").
Xem dòng Chênh lệch: "Khớp" (xanh lá), "Thừa X" (xanh dương) hoặc "Thiếu X" (đỏ).
Nếu lệch, ghi lý do vào ô "Ghi chú (VD: chi tạm 200k mua đá)".
Bấm Chốt ngày.
Bấm OK ở hộp hỏi "Tiền mặt khớp. Chốt ngày luôn nhé?" hoặc "Lệch THỪA X so với hệ thống. Vẫn chốt ngày?" (hay "Lệch THIẾU X…"). Nếu vừa có đơn, thu hay chi mới thì hộp hỏi ghi số "két phải có" mới và chênh lệch mới; đọc lại rồi mới bấm OK.

Khi ô đếm còn trống, dòng Chênh lệch ghi "Chưa nhập số đếm" và nút mờ đi với chữ "Nhập số đếm để chốt ngày". Két rỗng thật thì gõ 0.

Đọc các con số trên thẻ

Tồn đầu ngày, dòng nhỏ bên dưới cho biết nguồn: "từ lần chốt hôm qua", "nhập tay" hoặc "chuyển tiếp".
+ Tiền mặt bán: tiền mặt khách trả cả ngày.
− Chi trong ngày: khoản chi trong Sổ chi phí của hôm nay cộng chi ghi tay, trừ đi thu ghi tay. Có thể âm nếu thu ghi tay nhiều hơn chi.
Máy tính ra: két phải có = tồn đầu ngày + tiền mặt bán − chi trong ngày.
Dòng "Chuyển khoản hôm nay … • tổng bán … (chuyển khoản không nằm trong két)".

Bấm Chốt ngày là làm gì? Bấm xem hướng dẫn ▼ để xem hướng dẫn 4 bước ngay trong app.

Điều gì xảy ra sau đó

App báo "Đã chốt ca!". Ô đếm và ô ghi chú trống lại.
Lần chốt hiện đầu danh sách Các lần chốt gần đây (20 lần mới nhất của chi nhánh): ngày giờ, người chốt, số đếm, chênh lệch.
Dải trên thẻ đổi thành "Hôm nay đã chốt ngày. Chốt lại lần nữa được — lần chốt SAU CÙNG của ngày là số được dùng làm tồn đầu ngày mai."
Số vừa đếm thành tồn đầu của ngày mai.
Nhật ký thao tác ghi "Chốt ca".
Chốt ngày không xoá đơn và không đổi doanh thu.
Máy khác đang mở Sổ quỹ không tự thấy lần chốt. Bên đó bấm Tải lại trên thẻ Chốt ngày (nút Làm mới ở đầu màn Sổ quỹ không tải lại thẻ này).
Trên chính máy bạn, thẻ Tiền mặt chưa hiện dòng "Đã chốt ngày lúc…" cho tới khi bấm Làm mới hoặc thoát ra rồi vào lại.

Có giao dịch sau khi đã chốt

Thẻ Chốt ngày không tự cập nhật khi có bán, thu hay chi thêm. Nếu sau lần chốt còn bán thêm tiền mặt, ghi thêm thu/chi hoặc sửa tồn đầu, hãy bấm Tải lại trên thẻ; khi đó thẻ hiện hộp vàng: "Có giao dịch sau lần chốt lúc HH:MM (bán/thu/chi thêm hoặc sửa tồn đầu; lúc chốt: …) — cần chốt lại: đếm két và bấm Chốt ngày lần nữa để tồn đầu ngày mai đúng."

Bấm Tải lại trên thẻ.
Đếm lại két.
Gõ số mới vào Tiền mặt đếm thực tế và bấm Chốt ngày.

Ở thẻ Tiền mặt, dòng "Đã chốt ngày lúc…" cũng thêm chữ "có giao dịch sau lần chốt — cần chốt lại". Dòng này tự hiện khi có người ghi thu chi hoặc sửa tồn đầu; còn khi chỉ bán thêm thì phải bấm Làm mới mới thấy.

Nếu không chốt lại, tồn đầu ngày mai vẫn là số đếm của lần chốt trước, và tiền bán thêm sau đó không được chuyển sang ngày mai.

Giới hạn

Không sửa hay xoá được một lần chốt. Chốt sai thì chốt lại với số đúng; lần chốt sau cùng của ngày được dùng.
Số trên thẻ được tải lại mỗi lần bạn mở Sổ quỹ hoặc Doanh thu, và ứng dụng tải lại số mới nhất ngay trước khi chốt. Nếu số "két phải có" vừa đổi, hộp hỏi nêu số cũ, số mới và chênh lệch mới.
Máy để mở từ hôm trước qua 0 giờ thì thẻ tự chuyển sang hôm nay và hiện dòng đỏ "Số liệu đang hiện là của ngày dd/mm/yyyy, không phải hôm nay — bấm Tải lại trước khi chốt." Bấm Chốt ngày lúc vừa sang ngày mới thì ứng dụng KHÔNG chốt mà báo "Đã sang ngày mới (dd/mm/yyyy) — số liệu đã tải lại cho hôm nay. Kiểm tra lại rồi bấm Chốt ngày lần nữa."; không chốt nhầm sang ngày hôm trước được.

Quan trọng: Chốt ngày không hoàn tác được. Kiểm tra kỹ ngày và số đếm trước khi bấm OK.

Khắc phục sự cố

Nút ghi "Nhập số đếm để chốt ngày" và không bấm được

Ô Tiền mặt đếm thực tế còn trống. Gõ số vừa đếm (két rỗng thì gõ 0).

Thẻ đứng mãi ở "Đang tải số liệu ca..."

Máy chưa tải được số liệu, thường do mạng. Bấm Tải lại khi có mạng.

Bạn thấy "Không có quyền chốt ca."

Tài khoản không có quyền Sổ quỹ (tài khoản Bếp). Đăng nhập tài khoản thu ngân.

Bạn thấy "Đang mất mạng nên chưa lưu được. Hãy thử lại khi có mạng."

Chưa chốt được. Chờ có mạng rồi bấm lại.

Bạn thấy "Không tải được số liệu mới nhất nên CHƯA chốt. Thử lại khi có mạng."

Ứng dụng không lấy được số mới nhất nên không chốt, để tránh chốt theo số cũ. Kiểm tra mạng rồi bấm Chốt ngày lại.

Bạn thấy "Đã sang ngày mới (dd/mm/yyyy) — số liệu đã tải lại cho hôm nay. Kiểm tra lại rồi bấm Chốt ngày lần nữa."

Máy để mở qua 0 giờ. Ngày hôm trước không chốt lại được nữa. Đếm két theo hôm nay, gõ lại số rồi bấm Chốt ngày.

Ngày đã chốt lại hiện thiếu hoặc thừa ở Sổ quỹ từng ngày

Thường là có giao dịch sau lần chốt; app sẽ ghi "có giao dịch sau lần chốt". Với ngày còn là hôm nay, chốt lại. Với ngày đã qua, ghi nhận vào sổ và báo chủ quán, vì không chốt lại ngày cũ được.