Bán hàng khi mất mạng

Dành cho: Thu Ngân · Quản Lý · Chủ quán · Bếp

Khi mất mạng, bạn vẫn sửa được món của bàn hoặc đơn ĐÃ CÓ từ trước khi mất mạng, và thanh toán được; app cất lại và tự gửi khi có mạng. Nhưng một số thao tác KHÔNG được lưu, đáng chú ý nhất là tạo đơn mang đi mới. Bài này giúp bạn biết việc nào an toàn, việc nào phải làm lại.

Nhận biết đang mất mạng

Trên cùng màn hình hiện dải vàng MẤT MẠNG — CHƯA LƯU ĐƯỢC LÊN MÁY CHỦ, dòng dưới là một trong hai câu:

• "Đang xem dữ liệu lúc HH:MM — có thể còn THIẾU món máy khác vừa thêm. Kiểm tra lại khi có mạng, đừng bấm thêm món đã có." — bạn đang xem dữ liệu đã lưu trên máy từ lúc đó.
• "Đang xem dữ liệu trên máy — có thể còn THIẾU món máy khác vừa thêm. Kiểm tra lại khi có mạng."

Dữ liệu lưu trên máy được làm mới liên tục trong lúc còn mạng, nên mốc giờ ở câu trên thường chỉ cách vài giây trước khi mất mạng. Mở lại app lúc mất mạng, bạn vẫn thấy món máy khác vừa thêm trước đó và các thay đổi của chính máy này đang chờ gửi.

App coi là mất mạng khi máy báo không có mạng, hoặc máy chủ không trả lời trong 12 giây (15 giây với thanh toán). Dải vàng tự tắt ngay khi app gọi được máy chủ.

Việc làm được khi mất mạng

Việc KHÔNG lưu được khi mất mạng

• Thêm, đổi tên, xoá bàn: app báo đúng lý do và bàn không đổi.
• Chuyển Mang Đi một bàn tại chỗ: app chặn hẳn và báo "Đang mất mạng — chưa chuyển sang mang đi được. Có mạng lại rồi làm, món vẫn nằm nguyên ở bàn." Món vẫn ở bàn cũ, không mất gì.
• Lưu ảnh biên lai chuyển khoản: ảnh chưa lên máy chủ. Xem mục Thanh toán lúc mất mạng bên dưới.
• Sổ quỹ (ghi thu chi, sửa tồn đầu, chốt ngày), Cài đặt, bật thông báo: app báo "Đang mất mạng nên chưa lưu được. Hãy thử lại khi có mạng." (riêng nút Lưu cấu hình và các sổ trong Cài đặt như Sổ chi phí, Sổ đầu tư, Kho nguyên liệu báo "Mất mạng — chưa lưu được, thử lại khi có mạng.").

Quan trọng: Tạo đơn Mang đi, CA Tự Giao, Đơn App mới lúc mất mạng: app báo "Có lỗi khi tạo đơn, vui lòng thử lại!" nhưng đơn vẫn hiện trên màn hình máy này, còn máy chủ thì không có. Có mạng lại, đơn đó biến mất; món và cả việc thanh toán của đơn đó đều thành dòng đỏ. Lúc mất mạng, với khách mang đi, hãy ghi món ra giấy (hoặc gọi món vào một bàn tại chỗ đang trống), thu tiền, và chờ có mạng mới tạo đơn và thanh toán trong app.

Cách làm để không mất món

1. Cứ bán bình thường. Mọi thay đổi trên bàn đã có đều được cất lại và tự gửi khi có mạng.
2. Ghi ra giấy những việc app KHÔNG cất lại được: đơn mang đi mới, việc ghi vào Sổ quỹ.
3. Khi dải vàng tắt, nhìn dải việc chờ gửi: còn dải xanh thì chờ, hiện dải đỏ thì bấm vào để xử lý.
4. Chỉ một máy sửa một bàn trong lúc mất mạng. Hai máy cùng mất mạng mà cùng sửa một bàn thì thay đổi của một máy có thể bị mất.

Quan trọng: Các thay đổi đang chờ gửi chỉ nằm trong bộ nhớ máy cho tới khi app kịp cất chúng vào máy. Đóng app hoặc tải lại trang đúng lúc mất mạng thì lần sửa cuối có thể mất. Sau khi có mạng lại, mở bàn kiểm tra đủ món.

Theo dõi việc chờ gửi

Khi máy còn việc chưa gửi, dưới dải vàng có thêm một dải:

• Dải xanh "N việc đang chờ gửi lên máy chủ" kèm "Cứ bán bình thường, có mạng là tự gửi."
• Dải đỏ "N việc GỬI KHÔNG THÀNH CÔNG — bấm để xử lý" khi máy chủ từ chối.

App tự gửi lại ngay khi có mạng, khi bạn quay lại app, và cứ 20 giây một lần. Còn mất mạng thì việc chỉ nằm chờ, không bị đỏ. Việc chỉ thành dòng đỏ khi máy chủ từ chối: lỗi 3 lần, hoặc bàn đã bị thay đổi. Dòng đỏ không tự gửi nữa.

Xử lý một dòng đỏ

1. Bấm vào dải đỏ. Bảng Việc chờ gửi lên máy chủ mở ra. Mỗi dòng ghi "Thanh toán [bàn] — [số tiền]" hoặc "Thêm N món vào [bàn]", giờ ghi và lý do lỗi màu đỏ.
2. Đọc lý do lỗi. Nếu lý do là "Bàn đang được cập nhật đồng thời. Vui lòng gửi lại.", hoặc một lỗi máy chủ tạm thời, bấm Gửi lại và dừng ở đây.
3. Với lý do khác: bấm Đóng, mở bàn hoặc đơn đó và kiểm tra món hiện có. Tra thêm ở Tra đơn hoặc Doanh thu xem đã có hoá đơn chưa.
4. Làm lại bằng tay phần còn thiếu: gọi lại món thiếu, hoặc tạo lại đơn và thanh toán lại đúng số tiền đã thu.
5. Mở lại bảng việc chờ gửi.
6. Bấm Bỏ qua ở dòng đỏ vừa làm lại.
7. Bấm OK ở hộp hỏi "Bỏ hẳn việc này? Dữ liệu sẽ KHÔNG lên máy chủ.".
8. Bấm Đóng.

Quan trọng: Với dòng "Thanh toán …", chỉ bấm Bỏ qua SAU KHI đã chắc chắn có hoá đơn đó trên máy chủ (thấy trong Tra đơn hoặc Doanh thu), hoặc đã thanh toán lại. Bỏ qua trước là mất hẳn khoản tiền đã thu khỏi Doanh thu và Sổ quỹ.

Dòng xám là việc đang chờ, không có nút; chỉ cần chờ. Hết việc thì bảng ghi "Không còn việc nào chờ gửi."

Thanh toán lúc mất mạng

• Mã QR chuyển khoản trong khung thanh toán được tải từ internet nên có thể không hiện. Nên thu tiền mặt.
• Đơn ghi tạm mang giờ lúc được gửi lên máy chủ, không phải giờ bạn bấm. Gửi sau 0 giờ thì đơn tính cho ngày hôm sau.
• Đơn ghi tạm chưa có trong Sổ quỹ và Doanh thu cho tới khi gửi xong. Đừng chốt ngày khi BẤT KỲ máy nào trong quán còn việc chờ gửi.
• Gửi lại nhiều lần không tạo đơn trùng.
• Bàn có thay đổi món trong lúc mất mạng (thêm món, tích món, duyệt món…) rồi mới thanh toán: hoá đơn được gửi SAU các thay đổi đó, nên không còn bị từ chối oan với lỗi "Đơn đã thay đổi trên thiết bị khác. Vui lòng tải lại bàn trước khi thanh toán.".
• Bàn còn thay đổi đang gửi mà bạn bấm thanh toán ngay: app báo "Đang lưu món của bàn này lên máy chủ. Chờ vài giây rồi bấm thanh toán lại." Chờ vài giây rồi bấm lại.

Quan trọng: Nếu bạn có chọn Ảnh biên lai (Tuỳ chọn) thì lúc mất mạng ảnh CHƯA được lưu. App báo "Mất mạng — đã ghi tạm đơn … , có mạng là tự gửi. ẢNH BIÊN LAI CHƯA ĐƯỢC LƯU: …" và tự gửi ảnh ngay sau khi hoá đơn lên được máy chủ. Nhưng ảnh chỉ nằm trong bộ nhớ của app đang mở: ĐỪNG TẮT APP và đừng tải lại trang, nếu không ảnh mất. Tắt rồi thì nhờ chủ quán hoặc quản lý thêm ảnh ở Doanh thu > Lịch sử giao dịch. Xem Nhận tiền chuyển khoản bằng mã QR.

Quan trọng: Đơn mang đi tạo lúc mất mạng thì việc thanh toán bị từ chối với lỗi "Bàn/đơn này đã được thanh toán hoặc không tồn tại.", vì đơn đó chưa từng có trên máy chủ. CHƯA có hoá đơn nào được ghi: làm lại theo mục Khắc phục sự cố bên dưới.

Giới hạn

• Việc chờ gửi chỉ nằm trên CHÍNH máy đó. Máy khác không thấy.
• Mỗi máy giữ tối đa 200 việc. Quá số đó, việc cũ nhất bị bỏ mà không báo.
• Xoá dữ liệu trang web của trình duyệt thì mất hết việc chờ gửi.
• Việc chờ gửi chỉ được gửi khi có người đăng nhập, và gửi bằng tài khoản đang đăng nhập lúc đó. Đăng xuất khi còn việc chờ, app hỏi: "Máy này còn N việc ghi lúc mất mạng CHƯA gửi lên máy chủ. Đăng xuất thì các việc đó vẫn nằm trên máy và chỉ gửi được khi đăng nhập lại. Vẫn đăng xuất?"
• Hai máy cùng mất mạng mà cùng sửa một bàn thì thay đổi của một máy có thể bị mất. Chỉ để một máy sửa một bàn.
• Bảng việc chờ gửi ghi việc sửa món thành một dòng "Lưu thay đổi món ở {tên bàn} (thêm/bớt, số lượng, ghi chú, đã ra)". Nhiều lần sửa liền nhau của cùng một bàn được gộp thành một dòng.
• Ảnh biên lai chờ gửi không sống qua lần tải lại trang.

Khắc phục sự cố

Dòng đỏ "Đơn đã thay đổi trên thiết bị khác. Vui lòng tải lại bàn trước khi thanh toán."

Một máy khác đã sửa bàn này sau lúc bạn thanh toán ghi tạm, nên hoá đơn CHƯA được ghi. Mở bàn, kiểm tra món, thanh toán lại đúng số tiền đã thu, rồi mới Bỏ qua dòng đỏ.

Dòng ghi "Bàn đang được cập nhật đồng thời. Vui lòng gửi lại."

Nhiều máy cùng ghi vào bàn đó. Máy chủ CHƯA ghi gì. App tự gửi lại; nếu vẫn còn, bấm Gửi lại.

Dòng đỏ "Bàn/đơn này đã được thanh toán hoặc không tồn tại."

Có hai nguyên nhân.

• Máy khác đã thanh toán bàn này. Kiểm tra ở Tra đơn hoặc Doanh thu: thấy đúng hoá đơn đó thì bấm Bỏ qua.
• Đơn được tạo lúc mất mạng nên chưa từng có trên máy chủ: Tra đơn KHÔNG có hoá đơn nào. Hãy tạo lại đơn, gọi lại món, thanh toán lại đúng số tiền đã thu, rồi mới bấm Bỏ qua.

Dòng đỏ "Không tìm thấy bàn/đơn này"

Có hai nguyên nhân: món thêm lúc mất mạng cho một bàn hoặc đơn đã bị thanh toán hay xoá; hoặc đơn được tạo lúc mất mạng nên chưa từng có trên máy chủ. Hỏi lại khách, tạo lại đơn nếu cần, gọi lại món, rồi Bỏ qua.

Dòng đỏ khác khi thanh toán ghi tạm

Các câu sau cũng có nghĩa là hoá đơn CHƯA được ghi:

• "Danh sách món thanh toán không khớp với bàn hiện tại. Vui lòng tải lại bàn."
• "Bàn này không còn món để thanh toán."
• "Bàn vừa được thiết bị khác cập nhật. Không tạo hóa đơn để tránh trùng hoặc mất món."
• "Bàn còn N món khách gọi chưa duyệt. Hãy bấm Duyệt hoặc Hủy các món đó trước khi thanh toán."

Cách xử lý chung: mở bàn, kiểm tra món (duyệt món chờ nếu có), thanh toán lại, rồi Bỏ qua dòng đỏ. Nếu bàn không còn món, tra ở Tra đơn hoặc Doanh thu xem đã có hoá đơn chưa trước khi bỏ qua.

Món đã tích lúc mất mạng lại hiện "chưa ra"

Thường là thu ngân đã gọi thêm đúng món đó, nên app tách một dòng mới "chưa ra". Xem lại số lượng từng dòng rồi tích dòng mới. Nếu bảng việc chờ gửi có dòng đỏ, xử lý dòng đỏ trước.

Bài viết liên quan

• Các máy trong quán đồng bộ với nhau thế nào
• Thanh toán một bàn hoặc đơn mang đi
• Chốt ngày và đối soát tiền mặt
• Những thao tác không hoàn tác được
• Khắc phục sự cố thường gặp